Rekisteritutkimuksen kulku

Etene rekisteritutkimukseen ryhtyessäsi alla olevan päättelykaavion mukaan:
Prosessia on myös kuvattu vuokaaviona

(I)

Selvitä, esimerkiksi ReTkin www-sivuilta, mitä rekisteritietoa on saatavissa. Keskustele rekisterivastaavien kanssa tietojen käytettävyydestä kyseisessä tutkimuksessa. Rekisterivastaavien yhteystietoja ja lupahakemuslomakkeita löydät esimerkiksi ReTkin Luvat ja tietosuoja-sivujen kautta avautuvasta lupamenettelyn koonnostaulukosta. Selvitä jo tässä vaiheessa myös, ovatko haluamasi tiedot saatavissa tunnisteen kanssa. Näin voit suunnitella tietojen yhdistelyt ja muu käsittely alusta alkaen asianmukaisesti (vrt. kohta VI). Pyydä alustava kustannusarvio.

(II)

Laadi tarkka tutkimussuunnitelma, josta käy ilmi pyydettävien tietojen tarpeellisuus tutkimuksessa.

(III)

Hae rahoitusta.

(IV)

Tutkimussuunnitelma on mahdollisesti lähetettävä käsiteltäväksi eettiseen toimikuntaan. Eettisen toimikunnan käsittely on lakisääteinen silloin, kun kyseessä on lääketieteellistä tutkimusta koskevan lain (488/1999) määritelmän mukainen lääketieteellinen tutkimus.

(V)

Koska käyttöluvan saaminen voi joskus kestää hyvinkin kauan (3 kk – 1 vuosi), kannattaa käyttölupahakemuksen tehdä hyvissä ajoin. Käyttölupahakemuksen käsittelyn viiveet voivat syntyä monivaiheisen prosessin eri vaiheissa hakijasta ja/tai käsittelijöistä johtuvista syistä. [Esimerkkinä käyttöluvan käsittelyprosessista voit tutustua THL:ään jätetyn käyttölupahakemuksen käsittelyprosessin vuokaavioon. ]

1. Mikäli lupa myönnetään siirry kohtaan (VI)

2. Mikäli hakemus on puutteellinen tai esim. henkilötieto-/tilastolain vastainen eikä lupaa myönnetä
-> korjaa tai tarkenna käyttölupahakemusta ja/tai tutkimussuunnitelmaa ja
toimita lisätietoja.

(VI)

Myönteisen käyttöluvan saatuasi voit tilata aineiston. Mikäli käytät useampien rekisterinpitäjien tietoja, rekisterinpitäjien kanssa on neuvoteltava aineistojen yhdistelystä. Tietosuojamääräykset vaikuttavat yhdistämismenettelyyn. Esim. mikäli Tilastokeskuksen tietoja (muu kuin kuolinsyy, ammatti, koulutus, ikä tai sukupuolitieto) yhdistetään aineistoon, siihen ei voida sisällyttää tunnistetietoja, joten tietojen yhdistäminen tapahtuu aina Tilastokeskuksessa.

(VII)

Tutkimusaineistosta muodostuvasta henkilörekisteristä on aina laadittava rekisteriseloste. Jos aineistoosi osaksikin sisältyy arkaluonteisia henkilötietoja (Henkilötietolaki 523/1999, 11§) ja käsittelet tietoja ilman tutkittavien suostumusta, henkilörekisteristä on tehtävä ilmoitus tietosuojavaltuutetulle 30 päivää ennen aineiston käyttöönottoa. Tietosuojavaltuutetun toimiston www-sivuilla on tästä ohje.

(VIII)

Saatuasi aineiston huolehdi sen suojaamisesta. Ennen kuin ryhdyt käyttämään aineistoa tutkimuksessasi, tarkista se huolellisesti. Aineistojen tarkistus on hyvin tärkeä ja aikaa vievä osa rekisteritutkimuksessa.

1. Mikäli virheitä löytyy palauta virheellinen aineisto ja pyydä pikaisesti korjaus aineistoon

2. Mikäli korjattavaa ei löydy voit siirtyä kohtaan (IX)

HUOMAA myös, että voit joutua odottelemaan aineistoa pitkäänkin. Tästä syystä tutkimusavustajien palkkaaminen, virkavapauksista sopiminen ym. on suositeltavaa tehdä vasta, kun aineisto on valmistunut.

(IX)

Tutkimuksen teko ja raportointi. Noudata tutkimuslupaehtoja! Tärkeää on, että raportoit myös aineiston muodostamisesta ja muuttujien metatiedoista.

Aineiston käsittelyssä esille tulleista huomioista on suositeltavaa raportoida rekisterinpitäjille. Valmistuneen julkaisun toimittaminen rekisterinpitäjille on usein käyttölupien ehtona.

(X)

Tutkimusaineisto on käyttöluvan mukaisesti joko palautettava/ tuhottava tai arkistoitava tutkimuksen päätyttyä ja asiasta on yleensä ilmoitettava rekisterinpitäjälle. Jos käyttöluvassa myönnetty aika umpeutuu ennen tutkimuksen loppuun saattamista, on mahdollista hakea lisäaikaa. Jos toimit julkisella sektorilla, noudata aineistosi arkistoinnissa oman laitoksesi arkistonmuodostussuunnitelmaa ja kysy tarvittaessa neuvoja laitoksesi arkistonhoitajalta. Yksityisen henkilörekisterin arkistoimiselle on haettava lupa kansallisarkistosta.

(XI)

Olet saattanut tutkimushankkeen loppuun.

Mainokset

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s